効率化したい業務が多すぎて、どこから手をつけるか決められないまま止まっている会社は多い
ツールを入れる前に、お金と人の時間がどこへ流れているかを先に見ないと効果が出ない
毎月まとまった額を払い続けている外注費は、効率化の対象として優先度が高い
SNS運用を社内へ戻した株式会社営業ハック様はTikTokフォロワーが11人から4,028人へ伸びた
この記事では業務効率化の進め方を5ステップで示し、着手の順番を決める基準まで解説する
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業務効率化が進まない一番の原因は、改善したい業務を全部並べて順番を決めないまま会議を重ねることです。一覧が長くなるほど着手の判断は重くなり、どれも大事に見えて最初の1件を選べない状態が続きます。
必要なのは一覧を完成させることではなく、今月どの業務に手を入れるかを1つ決めて担当と期限まで置くことです。
2つ目の原因は時間とお金の実数を見ずに、現場の体感だけで効率化する業務を決めている点にあります。体感は直近の忙しさに引っ張られるため、毎月じわじわ重い業務ほど後回しになります。
最初に数えるのは次の4つだけで、どれも一週間の記録があれば形になります。
この4つを掛け合わせると月あたりの時間と費用が見えるので、役員会でも業務を横に並べて比べられます。
3つ目はツールを入れること自体が目的になり、業務そのものの数が減っていないパターンです。新しい道具は覚える時間と入力の手間を生むので、やめる判断を先にしないと負担だけが増えます。
順番はやめる・まとめる・任せる・道具を入れるの4段階で考えると、無駄な投資を避けられます。
減らせた作業が無いまま契約を進めると、月額だけが積み上がって効果の判断もできなくなります。
4つ目は外注している業務が社外にあるため、効率化の候補としてそもそも挙がらないことです。見えているのは請求書の金額だけなので、社内に残っている手間が計算から抜け落ちます。
SNS運用はこの抜け落ちが起きやすく、投稿の確認と修正指示だけが社内に積み上がります。鳥居建設21様は研修でリールの改善とインサイト分析を学び、社内で運用を回せる形へ変えました。内製化でつまずく原因はSNS内製化の失敗原因5選｜成功する企業との決定的な違いで整理しています。
業務効率化の進め方は最初の洗い出しで決まるので、部署ごとに誰が何の作業へどれだけ時間を使っているかを書き出します。
書き出すときは感覚で埋めずに、1週間だけ実際の作業時間を記録してもらうと数字の精度が上がります。
時間とお金を同じ表へ並べると、手間に見えていた業務より金額の大きい業務が先に見つかります。
洗い出した業務は、なくす・まとめる・社内へ戻す・自動化するの4つへ仕分けると判断の迷いが減ります。
いきなり自動化から考える会社が多いのですが、なくせる業務を自動化すると無駄な仕組みだけが社内に残ります。
仕分けたあとは効果の大きさと着手のしやすさの2つで並べ替えて、両方が高いものから手をつけます。
効果は月に浮く時間と金額で見て、着手のしやすさは関わる部署の数と承認にかかる手間で見ると比べやすくなります。
効果が大きくても全社の合意が必要なものは後ろへ回し、先に1部署だけで終わるものを片付けると流れができます。
順番が決まったら担当者と期限を決めて、最初は1部署のひとつの業務だけで試すのが安全です。
全社へ一気に広げると失敗したときの戻し方が分からなくなるため、小さく試して記録を残しておきます。
期限が来たら決めた数字を確かめて、元のやり方より良くなっているかで残すか戻すかを判断します。
当社の研修を入れた鳥居建設21様はインサイト分析を社内で回せるようになり、インプレッションを約6倍まで伸ばしました。数字で確かめる形を先に作っておくと、続ける判断も止める判断も早く出せます。
数字が動かなかった取り組みは、やり方を変えるか止めるかをその場で決めて放置しないことが大事です。
着手の順番で最初に見るのは毎月決まって出ていく固定費です。金額が大きくて毎月続くものほど、下げられたときの効果が年間の数字へそのまま残ります。
固定費は社内の誰に聞いても金額がはっきりするので、優先順位を決める土台にしやすいという利点もあります。感覚で「あの業務は大変だ」と話すより、金額という共通の物差しで並べたほうが社内の合意も早く取れます。
この並びの上から順に見ていくと、手をつける候補はだいたい3つか4つへ絞られます。
固定費の次に見るのはお金を払っても社内に何も残らない業務です。外に任せ続けると判断の基準が社内へ蓄積されず、担当者が代わるたびに同じ説明をやり直すことになります。
SNS運用はこの型にはまりやすい業務です。SNSCHOOLの研修を受けた鳥居建設21様はリール動画の改善とインサイト分析を社内で回せるようにして、フォロワーを約500人から1,730人まで伸ばしました。内製化の考え方はSNS運用を内製化するメリットとは？外注との違い・成功ステップまで徹底解説でまとめています。
3つめの基準は役員クラスの時間をどれだけ食っているかです。同じ1時間でも、社長や部長の1時間は売上や意思決定に直結するため削ったときの価値が大きくなります。
こうした業務は本人が「自分でやったほうが早い」と抱えているので表に出てきません。1週間ぶんの予定表を見ながら、役員が手を動かしている時間を線で引いて洗い出すと見つかります。
3つの基準で候補が並んだあとに迷ったら、1つの表へ落として見比べます。先に動かすものと後回しにするものを、同じ軸で言葉にしておくと社内で説明しやすくなります。
見る軸 | 先に着手する業務 | 後回しでよい業務 |
|---|---|---|
固定費 | 毎月同じ金額が出ている | 年に数回しか発生しない |
ノウハウ | やり方が社内に残らない | 手順書がすでにある |
役員の時間 | 役員が毎週手を動かしている | 担当者だけで完結している |
止めた影響 | 止めても売上は落ちない | 顧客対応に直接ひびく |
3つの軸すべてに当てはまる業務があれば、そこが最初に手をつける場所です。当てはまりが1つだけのものは効果が読みにくいので、先に動かした業務の結果を見てから判断します。
SNS運用は効率化の成果がいちばん見えやすい業務のひとつです。投稿の本数と反応の数が記録として残るので、取り組みの前後を数字で比べられます。
経理や受発注のような業務は、処理件数を取り出すまでに手間がかかります。SNSは管理画面を開くだけで反応の推移が出るため、効果の確認そのものに時間を取られません。
経営の立場で見ると、かけた時間に対する手応えが早く分かる業務から始めるほうが社内の納得を得やすくなります。最初の一手としてSNS運用を選ぶ価値はここにあります。
最初にやることは外注先の担当範囲と社内の担当範囲を線で分ける作業です。ここが曖昧なまま走ると確認と差し戻しが増えて、効率化どころか工数が膨らみます。
作業 | 外注に向くか | 社内に残す部分 |
|---|---|---|
投稿の企画と切り口 | 方向性の相談までは向く | 自社の強みを知る社員が主導する |
撮影と編集 | 品質が安定するので向く | 簡単な素材は社内で撮って回す |
投稿文の作成 | 型ができるまでは向く | 型ができたら社内で量を回す |
反応の分析と改善 | 数字の整理までは向く | 次に何を試すかの判断は社内 |
線を引くときの基準は、社内に残すとノウハウがたまるかどうかです。自社の商品や顧客の理解が要る部分は外へ出すほど内容が薄くなります。
作業時間を圧縮する近道は投稿の型を社内に作ることです。毎回ゼロから考える体制のままだと1本あたりの制作時間が読めません。
型があると担当が変わっても品質が落ちません。新しく入った社員も同じ手順で作れるので、特定の人しかできない状態の解消にもつながります。
営業代行の株式会社営業ハック様はSNS運用未経験の状態からTikTokに挑戦しました。研修と伴走支援で進めた結果、6ヶ月でフォロワーが11人から4,028人まで増えています。
建設業の株式会社鳥居建設21様はInstagramからの問い合わせ増加を目標に研修を導入しました。リール動画の改善とインサイト分析を社内で身につけ、フォロワーは約500人から1,730人へ伸びています。表示回数も約6倍まで上がり、商談の獲得にもつながりました。
どちらも作業を外へ出して終わりにせず、運用の判断を社内へ戻したことで数字が動きました。SNS運用の効率化は人を減らす話ではなく、同じ時間で成果を増やす話として考えると進めやすくなります。
外注と社内のどちらが効率化になるかは、その業務が自社の強みに直結するかどうかで分かれます。毎月同じ手順を繰り返す作業は外へ出しやすく、判断や顧客理解が必要な仕事は社内に置いたほうが結果として早く回ります。
迷ったときは数年後も同じ業務を外へ出し続けるかを想像すると線が引きやすくなります。ずっと外に出し続ける前提のものは外注で固め、いずれ自社の武器にしたいものは早めに社内へ寄せる形が無理のない分け方です。
外注と内製の比較が狂うのは、外注費だけが見積もりで数字になり社内の人件費が見えないままになるからです。社内でやる場合も担当者の時間に単価がかかっているので、月にかかる時間と時間単価を出して同じ土台で並べる必要があります。
比べる項目 | 外注 | 社内でやる |
|---|---|---|
直接かかるお金 | 月額の委託費で読みやすい | 給与と社会保険の一部が乗る |
人の時間 | 指示と確認の時間だけ | 作業と確認の両方がかかる |
動き出しの早さ | 契約してすぐ回り始める | 覚える期間が先に必要 |
品質のばらつき | 担当者の力量に左右される | 慣れるまで安定しにくい |
残るもの | 成果物だけが残る | 手順と判断の基準が残る |
この表の比較で見落としやすいのが指示と確認にかかる社内の時間です。外注でも依頼書の作成や原稿チェックは社内の仕事として残るので、その分を入れないと外注のほうが安く見えてしまいます。費用の相場感と内製にした場合の比べ方はX(旧Twitter)運用代行の費用相場と内製化の比較｜700社の支援実績から解説で具体的に整理しています。
同じ金額なら、終わったあとに社内へ何が残るかで効率化の価値は変わります。外注は成果物が手に入る一方で、作り方の判断は社外に残るため翌年も同じ費用がかかり続けます。
SNS運用未経験から始めた株式会社営業ハック様は、研修と伴走支援でTikTokのフォロワーを11人から4,028人まで伸ばしました。株式会社鳥居建設21様もリール動画の改善とインサイト分析を社内で覚え、インプレッションを約6倍まで引き上げて商談の獲得にもつなげています。どちらも社内に作り方が残った点が次の成果につながりました。
外注をやめて一気に社内へ戻すと、品質が落ちて元へ戻すことになりがちです。おすすめは外注を続けながら社内の担当者を並走させて、できる範囲を少しずつ広げるやり方です。
この進め方なら、社内が止まったときに外注へ戻せる余地を残したまま移行できます。全部を内製にするのが正解ではなく、自社の強みに近い部分だけ社内に持つ形が費用と成果の両方で落ち着きます。
業務効率化が途中で止まる原因でいちばん多いのは、現場への説明を省いたまま新しいやり方を配ってしまうことです。「人を減らすための取り組みだ」と受け取られると、現場は使わない理由を探し始めて定着しません。
説明の場では次の4点を同じ言葉でそろえて伝えると、受け取り方のばらつきが小さくなります。
決定を通知する場ではなく意見を集める場として開くと、現場から具体的な改善点が出てきて進め方の精度も上がります。
浮いた時間の使い道を先に決めていない取り組みは、空いた分がそのまま別の雑務で埋まって成果が見えなくなります。経営から見た効率化の目的は時間を売上や品質へ回すことなので、移す先を着手前に決めて関係者へ共有しておきます。
移す先は「営業の訪問を増やす」「採用の面談を増やす」のように、誰が何をするかまで書くと現場が動けます。SNSCHOOLの研修を受けた営業ハック様は未経験からTikTokに挑戦し、空いた力を認知づくりと新しい顧客接点へ向けました。
効果を測る数字を後から決めると、やった感想だけが残って続ける判断も止める判断もできなくなります。最初に測り方を決めておけば、思ったほど効かない取り組みを早めに引き返せます。
決めるのは次の4つで、どれもひとつの表に書き出せる程度の内容で足ります。
SNS運用なら投稿の数だけでなく、表示回数や問い合わせまで段階に分けて見ると判断を誤りません。鳥居建設21様はリール動画の改善とインサイト分析を身につけ、数字を見ながら手直しする形を社内に残しました。
効率化が得意な人へ作業を寄せると短期的には早く進みますが、その人が休んだり異動したりすると全部が止まります。ツールの設定もパスワードも頭の中にあると、引き継ぎのたびにゼロから作り直すことになります。
属人化を避けるには、進めながら残す仕組みを最初から組み込んでおきます。
外注や研修を使う場合も、作業だけ任せるのではなく社内に型と判断基準が残る形を選びます。担当が変わっても同じ品質で回るかどうかが、効率化が定着したかどうかの分かれ目になります。
業務効率化の進め方で結果が変わるのは手法の良し悪しよりも着手する順番です。最初の一手を外すと現場の負担だけが増えて、次の改善まで止まってしまいます。
経営者が自分で決めるべきことは多くありません。次の4つを言葉にしておけば、現場は迷わずに手を動かせます。
この4つが曖昧なまま道具だけ入れると、使われない仕組みが社内に積み上がります。順番を決める作業そのものが効率化の第一歩になります。
最初の一手にSNS運用を選ぶ会社は増えています。投稿数や反応の数字がそのまま残るので、やったことと成果の関係が社内で共有しやすいからです。
株式会社営業ハック様は未経験の状態からTikTokを始めて、6か月でフォロワー4,028人まで伸ばしました。社内に型が残ったので、担当者が変わっても運用を続けられる状態になっています。
自社の体制でどこから着手すべきか迷う段階なら、現状を聞いたうえで進め方を一緒に整理するところからご相談ください。
A. 毎月決まった額が出ていく業務から見るのが早いです。金額が固定されているぶん、見直したときの効果を事前に計算できます。外注費や定例の作業が候補になります。
A. 業務の洗い出しが先です。ツールから決めると、やめてよかった作業まで残して自動化してしまいます。まず作業を減らしてから、残った作業に道具をあてます。
A. 丸ごとやめるのではなく、社内に型を作ってから範囲を移すと落ちにくいです。株式会社鳥居建設21様は社内で運用を回してフォロワーが約500人から1,730人へ増えました。
A. 進められます。全部門を同時に動かさず、効果の大きい業務ひとつに絞って試すのが現実的です。小さく成果が出れば、社内の協力も得やすくなります。
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