SNSの投稿管理はスプレッドシートなどがおすすめ！運用チェックリストも解説【無料管理テンプレートあり】

「投稿のミスが多くて困っている」
「担当者によって投稿の質にばらつきがある」

社内でSNS運用をしていると、このような悩みは多いのではないでしょうか。

SNS運用を社内でスムーズに運用するためには、適切なチェックリストと投稿管理の構築が不可欠です。さらに、SNSが効果的に運用されることで、炎上対策の防止や、売上向上などのメリットをもたらします。

この記事では、以下の内容について詳しく解説します。

• SNS運用における個人と企業の違い
• 投稿前に確認すべき3つのチェックポイント
• 運用開始前の4つの重要確認事項
• 実践的な投稿管理シートの作り方

この記事を読むことで、以下のメリットが得られます。

• 投稿ミスを防ぐための具体的な方法
• 効率的な運用体制の構築方法
• チェックリストのテンプレート活用法

また本記事では約600社以上のSNS運用をサポートした実績のあるBESWが、投稿管理シートを配布しておりますので、ぜひお役立てください。

SNS運用の投稿管理がなぜ重要か

SNS運用を社内でスムーズに行うためには、適切な投稿管理体制の構築が不可欠でしょう。投稿管理を徹底することで、炎上対策の防止や売上向上などのメリットをもたらします。

投稿ミスによる企業リスクの回避につながる

企業のSNS運用では、1つの投稿ミスが大きな炎上につながるリスクがあります。実際に、不適切な表現やSNSの誤操作など、管理不足が原因のトラブルが後を絶ちません。

投稿管理を徹底することで、以下のリスクを回避できます。

回避できる主なリスク

• 誤字脱字による信頼性の低下
• 不適切な表現による炎上
• 競合他社の情報誤掲載
• 個人情報の流出
• コンプライアンス違反

特に新しい担当者がSNS運用を担当する際、慣れていない間はミスが起こる恐れがあります。スムーズな運用を支える役割を果たす投稿管理システムは、SNS運用の要となるでしょう。

投稿品質の均一化と効率化が図れる

投稿管理システムを導入することで、担当者による投稿内容の質のばらつきを防げます。統一されたチェック工程により、どの担当者が投稿を作成しても一定の品質を保てます。

品質均一化のメリット

• ブランドイメージの統一
• フォロワーの信頼獲得
• エンゲージメント率の安定化

また、投稿管理により業務効率も大幅に向上するでしょう。

チェック項目が明確になることで、確認作業の時間短縮につながります。社内確認フローが整備されれば、コア業務に集中できるようになり、生産性向上が期待できるでしょう。

データ蓄積による運用改善効果も

投稿管理では、各投稿のパフォーマンスデータを体系的に蓄積できます。データの可視化により、効果的なコンテンツの特定や改善点の発見が容易になります。

データ活用による改善効果

• 高エンゲージメント投稿の分析
• 最適な投稿時間帯の特定
• ハッシュタグ効果の測定
• フォロワー属性の把握

蓄積されたデータを元にPDCAサイクルを回すことで、戦略的なSNS運用が実現できるでしょう。投稿管理システムは、単なるミス防止だけでなく、売上向上やブランディング強化にも直結する重要な仕組みといえます。

SNS運用の個人と企業の違い

個人のSNS運用と企業のSNS運用の大きな違いは、注目度です。SNSは、友人同士が日常的に立ち話を楽しみ、情報交換する場所に似ています。

対して、企業アカウントは、SNS内で看板を掲げる存在です。そのため、プライベートに近い投稿を、個人と同じように企業アカウントが行えば、良くも悪くも大きな反響を呼ぶ可能性があります。

つまり、個人よりも注目度の高い企業のSNS運用では、投稿内容や表現方法により慎重な配慮が必要となります。

売上につながるSNS運用5ステップ

売上アップに効果的なSNS運用の、コンテンツ制作から投稿までの手順を解説します。

1. 投稿管理シートを作成する
2. 投稿内容を作成する
3. 社内でチェックリストと照らし合わせて確認する
4. 投稿する
5. 投稿管理シートにデータを入力する

それぞれみていきましょう。

1.投稿管理シートを制作する

はじめに投稿管理シートを制作しましょう。投稿管理シートは2種類あります。

• 投稿作成時のチェックリスト
• 運用開始前のチェックリスト

すでにアカウントがある方は投稿作成時のチェックリストを制作するだけで問題ないでしょう。運用開始前のチェックリストは、これからアカウントを開設する方や、今のアカウントが整っていない方におすすめです。

なお、BESWでは、投稿作成時に使える投稿管理シートを無料で配布しています。DL（ダウンロード）するだけで使用できるので、制作時間などを省き、すぐに運用できます。

まずはダウンロードして、自社のオリジナルのシートを作ることも可能です。

＞＞投稿管理シートダウンロード

2.投稿内容を作成する

次に、投稿内容を作成します。投稿内容の作成では、以下のポイントを意識しましょう。

• ターゲット層に合わせた言葉遣い 
• 商品・サービスの表現 
• 適切なハッシュタグの選定

上記のポイントによって、ターゲット層に合うユーザーがあなたの投稿をフォローしてくれるかどうかが左右されます。また、画像や動画などを使用する際も、誤解を招く表現や、不適切な表現を使用していないかが肝心です。

以上をしっかりと押さえて、質の高いコンテンツを制作しましょう。

3.社内でチェックリストと照らし合わせて確認する

投稿内容が制作し終わったら、投稿作成時のチェックリストと照らし合わせて確認します。ダブルチェックをするなど複数の目でチェックすると、投稿ミスを防げるのでおすすめです。

照らし合わせる際の社内の流れの一例は下記のとおり。

• 担当者によるセルフチェック 
• 上長による確認 
• 関連部署との内容調整 
• 最終承認者による最終確認

チェックリストを活用すれば、社内確認など投稿までの時間短縮につながります。社内チェック時間を短縮することで、コア業務に集中できるようになり、生産性が向上するでしょう。あなたの会社環境に合わせて、適切なチェック体制を構築することをおすすめします。

＞＞投稿管理シートのダウンロード

4.投稿する

投稿を作成し、社内確認が終わった後は投稿をします。投稿後は下記の項目をチェックしましょう。

• 予定した日時での投稿
• 全ての添付ファイルの確認
• 投稿後の初期エンゲージメントのチェック

エンゲージメントとは「いいね」や「コメント」など、ユーザー側がアカウントに対しておこなう行動です。エンゲージメントの高いアカウントは「質の高いアカウント」とみなされ、フォロー外のユーザーに露出する機会の増加が期待できます。

露出度の向上に伴いサービスの認知も広がり、売上に大きく影響するでしょう。そのため、エンゲージメントは要チェックです。詳しくは下記の記事で解説しています。

SNS集客効果を上げるコツ6選！古いと言われる原因や成功事例も – SNSCHOOL

5.投稿管理シートにデータを入力する

投稿してから3日以上経ったら、投稿管理シートにインプレッション数やエンゲージメント数を記入しましょう。

記入するタイミングは3日以上空けることをおすすめします。SNSや投稿内容によりますが、多くは3日ほど経つと数字が落ち着くためです。

入力したデータを元に過去の投稿と比較をすることで改善点や良かった点に気づきやすくなります。気づいたことを次の投稿に活かしながらPDCAを回していきましょう。

インスタグラムなどのSNS分析をスプレッドシートなどで管理すべきデータ項目

インスタグラムなどのSNS運用において効果的な分析を行うためには、投稿管理だけでなく、適切なデータ項目をスプレッドシートで管理することが重要になります。データを体系的に整理することで、投稿パフォーマンスの向上や戦略の改善につながるでしょう。

エンゲージメント率とリーチ数の記録方法

エンゲージメント率とリーチ数は、投稿の効果を測る重要な指標でしょう。スプレッドシートでこれらのデータを管理する際は、以下の項目を記録することをおすすめします。

記録すべき基本項目（インスタグラムの例）

スプレッドシートなどで管理すべきデータ項目として、インスタグラムを例に記載しておいた方がいいデータを以下に記載します。

• 投稿日時
• いいね数
• コメント数
• 保存数
• シェア数
• リーチ数
• インプレッション数

エンゲージメント率は「（いいね数＋コメント数＋保存数＋シェア数）÷リーチ数×100」で計算できます。スプレッドシートに関数を設定することで、データ入力時に自動計算されるため効率的でしょう。

投稿から3日後にデータを記録することで、安定した数値を取得できます。定期的にデータを蓄積することで、投稿の傾向や改善点が明確になるでしょう。

フォロワー増減とハッシュタグ効果の分析

フォロワーの増減とハッシュタグの効果を分析することで、アカウント成長の要因を把握できます。スプレッドシートでは以下の項目を管理しましょう。

フォロワー管理項目

フォロワー数の管理項目として以下の内容を記載しておくとSNSデータ分析の際に活用することができるでしょう。また、今後の投稿管理の際においても、投稿したいカテゴリやジャンルを分類しやすくなるためおすすめです。

• 投稿前フォロワー数
• 投稿後フォロワー数（3日後）
• フォロワー増減数
• フォロワー増減率

ハッシュタグ管理項目

ハッシュタグの管理も非常に重要です。頻繁に活用するハッシュタグや投稿ごとに使用したハッシュタグを管理項目として記載しておくと、その後のデータ分析や投稿者によるハッシュタグ選定の質のブレがなくなるでしょう。

• 使用ハッシュタグ一覧
• ハッシュタグ数
• リーチ数に対するハッシュタグ経由の割合
• ハッシュタグ別のエンゲージメント効果

効果的なハッシュタグを特定するため、同じハッシュタグを使用した投稿のパフォーマンスを比較分析することが重要になります。人気ハッシュタグと独自ハッシュタグのバランスを記録することで、最適な組み合わせを見つけられるでしょう。

投稿作成時チェックリストのポイントは3つ

投稿作成時のチェックリストに必要な項目をまとめました。

• 文章に間違いがないか
• 表現は問題ないか
• 投稿日は間違えていないか

SNSは適度な更新が重要になり、社内の業務時間を圧迫しないためには、チェックの効率化は不可欠です。チェックリストを制作して、効率的かつ品質の高いコンテンツ制作をおこない、売上につなげましょう。

1.文章に間違いがないか

チェックリストに必要な項目の1つ目は、文章に間違いがないかどうかです。投稿文章の正確性は、企業の信頼性に直結します。

必要項目	具体例
基本的な確認事項	誤字脱字はないか 句読点の位置は適切か 文章の意味は正確か
サービスに関する項目	商品・サービス内容は正確か 価格・期間の記載は正確か URLリンクは正確か
表記の統一	カタカナ・ひらがなの使い分け 数字の表記（半角・全角） 記号の使用ルール（★、◎など）

2.表現は問題ないか

表現に問題が無いかどうかチェックする項目を制作しましょう。不適切な表現をすると、炎上リスクが大きくなります。

必要項目	具体例
NGワード	差別的な表現はしていないか 過度な断定表現はしていないか 誤解を招く可能性のある表現はしていないか
コンプライアンス	景品表示法への抵触は問題ないか 著作権侵害の可能性は問題ないか 個人情報の取り扱いは適切か

なお、炎上対策はチェックリストの制作に加えて、AIを導入して効率化する方法もあります。AIを活用した炎上対策は下記で解説しているのでぜひ参考にしてください。

SNS×AIで時短化！分析や運用を簡単に効率化するコツ – SNSCHOOL

3.投稿日は間違えていないか

投稿日を間違えないために、チェックリストで下記の項目を作ると安心です。

必要項目	具体例
スケジュール確認	社内イベントとタイミングが合っているか 季節感と一致しているか 競合他社の動向を反映しているか
投稿時間の最適化	ターゲット層の活動時間に合わせているか 他の投稿との間隔は適切か 緊急時の対応計画も含んでいるか

適切なタイミングで投稿すると、ユーザーがスマホを見ている時間に更新できる、競合他社の投稿でタイムラインが埋もれないメリットがあります。

運用開始前チェックリストのポイントは4つ

運用開始前のチェックリストのポイントは4つあります。

• アカウントの目的を把握しているか
• SNSの特徴について理解しているか
• アカウントの設計はできているか
• アルゴリズムは理解しているか

これからアカウントを開設したい方や、既存アカウントの方向性を整えたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1.アカウントの目的を把握しているか

はじめに、アカウントの目的を把握しているか押さえましょう。SNSアカウントの目的を明確にすることで、投稿制作時の軸ができ、企画に一貫性がうまれます。アカウントの目的の具体例を下記にまとめました。

• ブランディング
• 集客
• 売上
• 採用
• 認知度向上

売上を目的とするならキャンペーンの紹介、採用を目的とするなら社員の声など、目的に合わせた企画を打ち出すと、効果的な運用につながります。

2.SNSの特徴について理解しているか

SNSの各プラットフォームの特徴を理解し、適切な活用を心がけましょう。

• 文字数制限
• 画像サイズ
• 動画の長さ制限

上記を把握したうえで項目を制作すると、コンテンツに一体感が生まれやすくなります。

3.アカウントの設計はできているか

目的達成を見通したアカウント設計が構築できているかどうかをチェックする項目を作るとよいです。

• 企業情報の正確な記載 
• プロフィール画像の統一
• リンク先URLの設定
• 投稿頻度

アカウントの目的と設計が合わないと、ターゲットに刺さらなくなる恐れがあります。例えば、HP誘導を目的とした企業が、プロフィールにHPリンクを設定していない、などの例です。

目的と達成がマッチしているかどうか、自社のアカウントを制作する際に定期的に見直すことをおすすめします。

4.アルゴリズムは理解しているか

各SNSのアルゴリズムの用語をチェックシートにまとめましょう。SNS運用で使われる用語を、下記にまとめました。

用語	意味
エンゲージメント	いいね、コメント、保存など
リーチ	アクセス数
インプレッション	ユーザーに表示された数

用語を一目で分かるようチェックシートにまとめると、SNSに疎い担当者や、後任者がSNS運用をする場面でもスムーズに作業が進むでしょう。

チェックリストの作り方

実際にチェックリストを作る際は、下記のポイントをおさえると見やすいリストになるのでおすすめです。

• チェック項目は具体的に記載する
• 担当者の役割を明確化する
• 承認フローを可視化する

使用するツールは、Excelやスプレッドシートを推奨します。社内でよく使うツールと合わせて作成しましょう。

また実際に運用する際は、更新履歴を残したり、定期的に見直したりと、改善を繰り返すことが重要です。チェックリストを適宜更新することは、質の高い投稿制作につながるので、目的達成に不可欠になります。

社内で円滑にSNS運用するならBESWにご相談を

SNS運用の効率化には、適切なチェックリストと管理体制の構築が重要です。構築ができればSNS運用の業務時間が短縮されるうえに、質の高さを保てるため、効果的な運用が期待できます。しかし、これらを1から構築するのは容易ではありません。

BESWでは、以下のサポートを提供しています

• 運用体制の構築支援
• チェックリストのテンプレート提供
• 担当者向けの研修プログラム
• 運用状況のモニタリング

無料相談も実施していますので、SNS運用でお悩みの方はぜひご連絡ください。